項目管理軟件對成本管理的作用
發(fā)布時間：2013-01-28 點擊率：3628
隨著建筑施工行業(yè)的平均利潤率不斷降低，加強(qiáng)施工過程的成本控制越來越被施工企業(yè)所重視。一些具有實力的軟件公司在深入研究施工項目成本控制的客觀規(guī)律的基礎(chǔ)上，研制開發(fā)了適用于施工項目成本管理的軟件系統(tǒng)。 經(jīng)過實際應(yīng)用，這種系統(tǒng)會給項目成本管理帶來了3個層面（數(shù)據(jù)、流程、決策）的變化；解決了4個主要的問題（準(zhǔn)確、實時的項目成本核算；權(quán)責(zé)明確的過程控制；動態(tài)的“盈虧分析”；改變?nèi)说墓ぷ鳡顟B(tài)）。 1 對項目成本管理帶來了“三個層面”的變化 1.1 第一個層面是數(shù)據(jù)的信息化。 長久以來，項目部成本數(shù)據(jù)的歸集都倚靠手工操作進(jìn)行，部門之間成本數(shù)據(jù)的交互倚靠紙介質(zhì)進(jìn)行，無法進(jìn)行成本數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、查詢、分析，而工具軟件的應(yīng)用（如材料管理軟件、概預(yù)算軟件等）可以方便的進(jìn)行某一方面的成本數(shù)據(jù)的歸集、分析、查詢，但滿足不了項目成本管理的系統(tǒng)性要求。 軟件系統(tǒng)將各種與成本相關(guān)的數(shù)據(jù)如消耗材料的進(jìn)庫、出庫、退庫、報損；周轉(zhuǎn)材料的進(jìn)場、出場、報損等等都以一定的數(shù)據(jù)格式錄入到計算機(jī)里，以數(shù)字的形式保存起來，可以隨時進(jìn)行成本的歸集、查詢、分析。此外，各相關(guān)部門的成本數(shù)據(jù)通過局域網(wǎng)絡(luò)傳輸，實現(xiàn)成本數(shù)據(jù)的共享，從而實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的信息化。 1.2 第二個層面是流程的規(guī)范化 目前，建筑企業(yè)在項目成本管理工作中面臨的一個普遍現(xiàn)象是操作流程不規(guī)范，造成了成本浪費的隱患、成本管理的低效及管理漏洞。 軟件系統(tǒng)作為一種管理手段，輔助企業(yè)的管理制度，將企業(yè)已經(jīng)規(guī)范的一些科學(xué)的項目成本管理流程以軟件程序的方式固化下來，使得流程所涉及崗位員工的工作更加規(guī)范高效，加強(qiáng)了成本管理中的約束（如限額領(lǐng)料），減少人為控制和"拍腦袋"的管理行為，同時堵塞了管理上的漏洞。 1.3 第三個層面是決策的科學(xué)化 已往，由于落后的成本管理手段，在決策時缺乏對成本對象的“定量”分析（往往只能作“定性”的分析），使得決策往往依靠管理者的個人積累的經(jīng)驗。而且管理者要等每個月報表出來后才知道哪兒超了、哪兒省了，若要等此時才決策，恐怕早已為時已晚了，這種憑經(jīng)驗決策及事后決策（控制）的方法與市場經(jīng)濟(jì)是極其不相適應(yīng)的（可能也是“實屬無奈”），也根本無法控制住項目成本。此外，由于項目成本管理的“一次性”特點，也在客觀上決定了決策的“一次性”，過程控制中的決策失誤將無“后悔藥”可吃。 軟件系統(tǒng)通過對那些成本原始數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)的加工處理，運用一定的計算模型，實現(xiàn)了項目成本管理的事前計劃、事中控制、事后分析等全過程的“定性”、“定量”分析，更重要的是通過這些“定性”、“定量”分析使項目管理者對成本過程控制中的“薄弱環(huán)節(jié)”作到心中有數(shù)，及早應(yīng)對。所有這些從理論上（因為決策是管理者的行為，有人為因素參雜）保證了決策的科學(xué)性。此外，這套軟件系統(tǒng)可實時動態(tài)的進(jìn)行成本數(shù)據(jù)歸集、查詢，從而真正起到對項目成本管理科學(xué)決策的支持作用,從某種意義上來說，這套系統(tǒng)也是項目成本管理的決策支持系統(tǒng)——輔助項目管理者科學(xué)決策。 2 解決的四個主要問題 2.1 準(zhǔn)確、實時的項目成本核算 軟件系統(tǒng)本身就是一個業(yè)務(wù)平臺，從根本上消除了各業(yè)務(wù)部門的“隔離”，財務(wù)部門不但能了解項目成本產(chǎn)生的全部過程，而且伴隨著各相關(guān)業(yè)務(wù)部門的每一個作業(yè)，財務(wù)都有相應(yīng)的反應(yīng)。如材料部門在記錄一筆材料出庫、退庫的同時，財務(wù)也得到了這個信息，并將相應(yīng)的材料費用計入實際成本；經(jīng)營部門對分包商每完成一筆結(jié)算，財務(wù)就產(chǎn)生相應(yīng)的應(yīng)付款等等。可以看出正是這種成本數(shù)據(jù)信息的通暢、透明，才保障了項目成本的準(zhǔn)確、實時成本核算才成為可能。 2.2 權(quán)責(zé)明確的過程控制 項目部不僅要進(jìn)行管理范圍內(nèi)的權(quán)責(zé)劃分，且還要處理外部錯綜復(fù)雜的權(quán)責(zé)關(guān)系：項目部建筑主材往往由公司或甲方供應(yīng)；專業(yè)分包中公司與甲方也往往參與其中；項目部對公司的承包方式（實際上就是權(quán)責(zé)劃分）多種多樣等等。哪些成本由材料部門負(fù)責(zé)，哪些由機(jī)械部門負(fù)責(zé)；哪些成本是由公司負(fù)責(zé)，哪些由項目部負(fù)責(zé)；哪些成本由A分包隊負(fù)責(zé)哪些由B分包隊負(fù)責(zé)等等。而且，在市場經(jīng)濟(jì)條件下要作到權(quán)責(zé)明確還必須進(jìn)行“量價分離”，如公司供應(yīng)主材時“價”對項目部是不可控的，而“量”是可控的，此時，這種材料的成本就由公司和項目部共同產(chǎn)生。對項目部來說就要對所有這些（成本的）權(quán)責(zé)進(jìn)行劃分并跟蹤，否則，成本的“過程控制”將無法控制好。 已往在某些建筑企業(yè)也實行了“全員、全過程成本管理”，但由于成本管理手段的落后及制度方面的原因，使得責(zé)任成本制定容易、跟蹤難、考核更是難上難，這就造成項目成本誰都負(fù)責(zé)，而實際上又誰都不負(fù)責(zé)的局面。 軟件系統(tǒng)可以很方便地幫助項目部進(jìn)行目標(biāo)成本分解，依實際情況將目標(biāo)成本明晰地劃分為“可控”及“不可控”部分（注意：此“不可控成本”并非與項目部無關(guān)了，而是從“量”或“價”角度按權(quán)責(zé)劃分不由項目部負(fù)責(zé)的），對“不可控”部分成本的盈虧項目部能說明盈虧的原因，對“可控”部分成本進(jìn)行進(jìn)一步的權(quán)責(zé)劃分，將其落實到責(zé)任部門及責(zé)任人，實時利用計算機(jī)系統(tǒng)對其發(fā)生成本進(jìn)行計算、數(shù)據(jù)歸集、分析，并對其進(jìn)行跟蹤，使得成本的“過程控制”“有章可循、有據(jù)可查”，配合項目部相關(guān)成本管理制度使“成本誰都負(fù)責(zé)，誰又都不負(fù)責(zé)”這個局面得以徹底改觀。 2.3 動態(tài)的“盈虧分析” 項目管理者關(guān)心在項目實施過程中到底是盈了還是虧了，盈了——盈了多少，虧了——虧了多少，這在過去往往是誰也說不清，其中一個重要的原因是——項目施工環(huán)境的“動態(tài)性”。 在項目施工過程中的不可預(yù)見因素很多（往往造成“計劃趕不上變化”），且各關(guān)鍵因素又是緊密關(guān)聯(lián)的，如進(jìn)度、成本、質(zhì)量三者中某一因素發(fā)生變化都會導(dǎo)致其它因素發(fā)生變化，如在施工過程中，由于某種原因造成進(jìn)度計劃發(fā)生了延誤，這將導(dǎo)致一系列的變化：控制工期的關(guān)鍵工序可能發(fā)生變化；為保證工期可能要改變施工方法；這又可能導(dǎo)致材料、機(jī)械等資源使用計劃的變化；與此同時為保證工程質(zhì)量可能將導(dǎo)致增加資源投入；而所有這些必將導(dǎo)致成本的變化，這是一個復(fù)雜的、系統(tǒng)的邏輯、數(shù)學(xué)模型。動態(tài)的施工環(huán)境決定了施工過程中的“盈虧分析”必然是動態(tài)的，單靠人手工計算及已往的經(jīng)驗積累是不可想象的，這也難怪已往項目施工過程中“盈虧誰也說不清”的無可奈何了。 軟件系統(tǒng)利用計算機(jī)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能，將與項目成本有關(guān)的各因素按成本費用的邏輯關(guān)系，建立起數(shù)學(xué)模型，采用人機(jī)結(jié)合方式，面對施工環(huán)境的動態(tài)變化系統(tǒng)自動進(jìn)行成本的歸集。現(xiàn)在，用戶在應(yīng)用了此套軟件系統(tǒng)后，隨時都可進(jìn)行準(zhǔn)確的成本的“盈虧分析”。 前面也提到項目部隨時可面對投影儀（計算機(jī)）顯示屏進(jìn)行“成本核算”，其實它同時也可進(jìn)行成本的“盈虧分析”，它的過程同樣可以作到實時、動態(tài)。 2.4 改變?nèi)说墓ぷ鳡顟B(tài) 軟件系統(tǒng)集項目施工現(xiàn)場管理與成本管理于一體，它以提高項目部成本管理的整體水平為目標(biāo)，不僅從業(yè)務(wù)上保證成本管理的更趨科學(xué)和規(guī)范，同時從人的角度對提高整體水平也有重要作用（1）該軟件系統(tǒng)是一個平臺軟件，各部門相關(guān)工作人員同在此平臺上進(jìn)行項目成本的管理工作，加強(qiáng)了人與人之間、部門與部門之間、員工與領(lǐng)導(dǎo)之間的溝通，提高了工作效率。（2）由于這套軟件系統(tǒng)將項目成本形成過程“透明化”及“可控化”（即：過程可控）使得項目部員工能積極參與到項目成本的管理中來，為項目管理者出謀劃策，增強(qiáng)了員工的成本責(zé)任感。（3）項目管理者在決策時可以掌握更為詳盡（全面、定量）的信息，也就減少了決策失誤產(chǎn)生的可能。同樣，由于成本形成過程“透明化”及流程“規(guī)范化”，堵塞了管理上的漏洞，使少數(shù)人不能再“渾水摸魚”了。（4）通過軟件系統(tǒng)的實施，營造了一種溝通、參與、信任、高效、權(quán)責(zé)分明的文化氛圍，這些又保證和促使了項目部成本整體管理水平的提高。 總之，系統(tǒng)的應(yīng)用使得項目部業(yè)務(wù)流程、管理制度、人員工作狀態(tài)得到很大的改善。相信，隨著軟件公司對施工管理過程的深入了解以及施工企業(yè)對信息化的不斷認(rèn)識，軟件公司作為施工企業(yè)提高管理的強(qiáng)大支持必將發(fā)揮更大的作用。
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